Антикризисный в шапке ПК Антикризисный в шапке моб
Подготовка к переговорам
Лого https://blog.molodost.bz
Подготовка к переговорам: от выбора места встречи до подбора команды

Подготовка к переговорам: от выбора места встречи до подбора команды

28.07.2020
Автор: blog.molodost.bz
Добавить комментарий
Рейтинг:
(0)

Вопросы, рассмотренные в материале:

  1. Общие правила подготовки к переговорам
  2. 5 основных этапов подготовки переговоров
  3. Определение цели при подготовке деловых переговоров
  4. Распределение полномочий участников
  5. Выбор времени и места встречи при подготовке к переговорам
  6. Подготовка команды для ведения переговоров
  7. Элементы психологической подготовки к переговорам
  8. 4 главных ошибки в подготовке процесса переговоров

Многие игнорируют этап подготовки к переговорам как нечто совсем ненужное и только отнимающее драгоценное время. Мол, на месте разберемся, как вести разговор и о чем договариваться. Это одна из главных ошибок будущих переговорщиков. Ведь этот процесс не менее важен, чем сами переговоры. Он включает в себя не только выбор времени и места проведения встречи, но и информационную осведомленность, психологические аспекты подготовки, подбор подходящей команды. Только в совокупности эти факторы принесут успех и позволят добиться намеченной цели.

Общие правила подготовки к переговорам

Общие правила подготовки к переговорам

При подготовке к переговорам важно помнить о следующем:

  • Здесь не идет речь непосредственно о продажах. Ведь продавец всегда более заинтересован в заключении сделки, чем покупатель. В переговорах это стремление должно быть одинаково сильным у обеих сторон, а значит, менеджер должен сделать все возможное, чтобы перевести встречу именно в переговорный формат.
  • Переговоры невозможны, если представитель продавца заранее не подготовился к встрече. Важно получить максимум сведений о собеседнике, в том числе узнать его личные предпочтения, хобби.
  • Необходимо точно понимать разницу между позицией и истинными интересами клиента. С первой потенциальный покупатель приходит на встречу и на ее основании выставляет условия сделки. Задача продавца состоит в том, чтобы разобраться в глубинных причинах конкретной позиции. Всегда есть вероятность, что вы сможете предложить новое решение проблемы заказчика, причем оно окажется более выгодным для вас обоих. Понимая суть требований собеседника, всегда проще повлиять на его мнение.
  • Если продавец не знает истинные предпочтения потенциального покупателя, он должен как минимум их предполагать. Таким образом подготовка к переговорам становится более качественной – на основании интересов можно сформировать список с переменными торга. Иными словами, решите заранее, по каким пунктам вы готовы уступить и что попросите взамен.

5 основных этапов подготовки переговоров

При подготовке к переговорам формируется основа для запланированного общения с клиентом и заключения сделки. Поэтому у каждого элемента подготовки есть свое значение, он способен сказаться на достижении необходимого вам результата. Практика показывает, что если был упущен всего один промежуточный этап, нельзя говорить о максимально эффективно проведенной работе.

Принято выделять такие этапы подготовки к переговорам:

Этап 1. Определение средств ведения переговоров.

Определение средств ведения переговоров

На данном этапе ведется поиск всех доступных для конкретной встречи подходов, процедур, средств. Также важно установить элементы, позволяющие решить актуальный вопрос. Это может быть обращение в суд, арбитраж, приглашение посредников, пр. Все участники встречи определяют средства ведения переговоров на основе собственных либо общих понятий.

Необходимо точно представлять, что позволит вам добиться необходимого результата. Важно выбрать стратегию проведения встречи (об этом речь пойдет в другой раз), подобрать дополнительные материалы, оборудование, если они могут быть полезны. Подумайте, поможет ли вам заключить договор приглашение на встречу дополнительных людей, таких как статисты, специалисты в узкой сфере, консультанты, пр.

Этап 2. Налаживание контакта между участниками.

Налаживание контакта между участниками

На данном этапе подготовки деловых переговоров сторонам необходимо выполнить следующие действия:

  • Установить контакт при помощи любых средств связи: телефона, e-mail, пр.
  • Выявить потребность сторон участвовать во встрече, выбрать конкретные подходы для дальнейшего решения насущного вопроса.
  • Установить отношения, при которых каждый участник будет видеть готовность второй стороны к достижению единых целей, ощущать уважение, доверие. Налаживание контакта всегда сопровождается развитием переговорного взаимодействия.
  • Договориться, что переговоры должны быть проведены в обязательном порядке.
  • Прийти к соглашению относительно участия во встрече всех заинтересованных сторон, а именно партнеров, руководителей/подчиненных, представителей сторонних фирм, пр.

Согласно правилам подготовки и проведения переговоров, независимое лицо или представитель одной из сторон на данном этапе связывается с агентом другой стороны. Его задача – узнать, готовы ли партнеры к диалогу, каким образом собираются справляться с проблемой. Также важно определить условия проведения встречи, решить, будут ли приглашены дополнительные участники.

Этап 3. Сбор и анализ требуемых для проведения переговоров данных.

Анализ требуемых для проведения переговоров данных

Теперь сторонам необходимо:

  • Собрать и проанализировать все доступные сведения о лицах, фирмах, деталях, относящихся к теме запланированной встречи.
  • Проверить актуальность данных.
  • Постараться снизить до минимума вероятность негативного влияния недоступной или недостоверной информации на итоги работы.
  • Определить ключевые интересы каждого участника мероприятия.

В процессе подготовки к переговорам важно получить наиболее полное представление относительно того, с кем предполагается встреча, кто будет либо теоретически может присутствовать. Только в таком случае удастся избежать непредвиденных ситуаций, сложностей во время общения. Результат переговоров во многом зависит от того, достигнуто ли понимание между сторонами, четко ли они представляют собственные требования и контрагента.

Этап 4. Составление плана переговоров.

Составление плана переговоров

Этот этап подготовки и организации переговоров включает в себя:

  • Выбор принципа действия, позволяющего добиться конкретной цели, то есть заключить определенное соглашение со второй стороной.
  • Определение тактики, наиболее подходящей для использования в сложившейся ситуации, с учетом самых неоднозначных вопросов, которые планируется затронуть во время делового общения.
  • Просчет требуемых объективных результатов.

Конечно, не удастся заранее продумать и подготовить все, но всегда есть возможность составить приблизительный план мероприятия. К этому этапу подготовки к переговорам относится выбор стратегии для достижения поставленных целей – при этом необходимо отталкиваться от данных об оппоненте.

Также нужно продумать тактические нюансы, позволяющие скорректировать план действий, темы, которые будут обсуждаться. Не менее важно решить организационные вопросы: где, когда и во сколько будет проходить встреча, сколько человек на ней будет присутствовать. Таким образом, вы получите приблизительный план данного мероприятия.

Этап 5. Создание атмосферы взаимного доверия.

Создание атмосферы взаимного доверия

Чтобы добиться подобного эффекта, сторонам необходимо:

  • Провести психологическую подготовку участников к самим переговорам – речь идет об обсуждении наиболее непростых тем.
  • Обеспечить условия для восприятия, понимания информации, снизить влияние со стороны стереотипов.
  • Сделать все возможное, чтобы участники признали законность спорных вопросов.
  • Сформировать доверительную атмосферу во время встречи, чтобы добиться наиболее эффективного общения между сторонами.

Лучшего результата во время переговоров удается добиться за счет создания дружественной обстановки. Ведь тогда все присутствующие согласны прислушиваться друг к другу, учитывать желания и потребности других, в чем-то уступать. Вот почему столь важную роль играет психологическая подготовка, в том числе при помощи профессиональных психологов.

Также для создания комфортных условий для проведения переговоров можно пригласить сторонних специалистов. Последние установят, что соблюдены все требуемые законом условия, а также будут регулировать ход мероприятия, не позволяя сторонам нарушить правила.

Определение цели при подготовке деловых переговоров

Определение цели при подготовке деловых переговоров

Основным направлением деятельности при подготовке к переговорам считается именно постановка собственных целей.

Несмотря на то, что здесь все кажется понятным и простым, при выполнении данной задачи у многих возникают трудности. Если вы уверены: знаете, что надо делать, но при этом позволяете другим людям выбирать за вас цель – это серьезная ошибка. Нужно понимать, что грамотная постановка задачи в данном случае является стратегическим решением.

Важно точно знать, какой результат вы хотите получить от переговоров.

Верно поставленная цель обладает такими характеристиками:

  • зафиксированная в письменном виде со сроком достижения;
  • реальная;
  • не противоречащая экологическим, техническим, организационным, социальным правилам и нормам.

Для этого при подготовке к переговорам необходимо ознакомиться с корреспонденцией, любыми доступными данными, сопоставимыми предложениями. Имея хороший уровень знаний по интересующему вас вопросу, вы обеспечиваете себе уверенную позицию на встрече. А значит, повышается вероятность успешного выполнения поставленной задачи.

При формулировке цели важно помнить, что нередко во время встречи удается достигнуть компромисса, поэтому на этапе подготовки стоит настраиваться именно на его достижение. Рекомендуется устанавливать верхние и нижние пределы постановки задачи для любых переговоров.

Также добиться успеха позволит понимание разницы между такими понятиями, как «цель-желание» и «цель-необходимость».

Цель-желание представляет собой конкретное требование, выдвигаемое одной из сторон. Такая задача должна быть реальной. Если вы решили включить в нее завышенный запрос и сами не верите в его осуществление, собеседник может несерьезно отнестись к вашим словам. Как только вы почувствовали сопротивление с его стороны, от такого требования стоит отказаться.

Цель-необходимость – ее достижение представляется обязательным итогом встречи. Такая задача не должна слишком отделяться от первого типа. То есть постановка целей и выбранные способы их достижения должны всегда подстраиваться под происходящие изменения. Дистанцию между обоими видами допускается сохранять лишь в тех ситуациях, когда речь идет о достаточно узкой области переговоров.

Распределение полномочий участников

Распределение полномочий участников

Обычно выделяют такие роли:

  • Человек, принимающий решения. Именно он может сказать нет, даже когда все остальные участники переговоров за озвученное предложение. Он опирается на собственное представление о последствиях встречи для организации, от имени которой действует.
  • Лицо, оказывающее влияние. Задача такого человека состоит в поиске правовых, организационных, технических деталей решения конкретной задачи. Нужно понимать, что данная роль требует немалых затрат.
  • Применяющий решение. Этот человек воплощает в реальной жизни результат, к которому удалось прийти в процессе переговоров. Если он видит, что такие действия не принесут ему выгоды, высока вероятность, что он откажется их выполнять.
  • Устанавливающий контакт. Подобные лица видят свою задачу в том, чтобы расчистить дорогу к цели либо, напротив, сделать ее достижение невозможным. Они обычно дают сведения, рекомендации по дальнейшим действиям.

Как бы это странно ни звучало, в основе сообразности пожеланий сторон переговоров нередко лежит их несоответствие. Допустим, принцип работы рынка акций основан на вере покупателя в повышение курса и продавца – в его падение. На таком различии в позициях сторон базируется возможность торга. Аналогичные факторы актуальны, когда речь идет об обсуждении каких-либо вопросов.

Если во время подготовки к переговорам удается понять интересы второй стороны, найти точки соприкосновения ваших интересов, то на встрече будет гораздо проще добиться взаимопонимания. Человек, чувствуя, что собеседник его понимает, склонен считать его симпатичным и правдивым. Чтобы партнер признал ваши интересы, вам придется начать с того же.

Секрет успешных переговорщиков. 8 вопросов для увеличения продаж. Видео от Бизнес Молодости:

Выбор времени и места встречи при подготовке к переговорам

Выбор времени

Организация переговоров должна проходить по определенным правилам. Так, участники должны согласовать ряд вопросов процедурного характера, не имеющих прямого отношения к предмету разговора.

Основная тема предварительного обсуждения – время и место встречи. Раньше нужно было договариваться минимум за две недели, теперь условия смягчились – срок сократился до недели, если потенциальные партнеры находятся в одном городе. Место и время предлагает приглашающая сторона, после чего приглашенная должна подтвердить свое согласие.

Специалисты уверены, что первая половина дня является более плодотворной, поэтому переговоры принято начинать в 9:30 или 10:00. Если так сложилось, что мероприятие будет проходить во второй половине дня, все обсуждение должно завершиться в 17:00 либо 18:00. Лучше всего для переговоров подходят дни в середине рабочей недели, то есть вторник, среда и четверг.

При подготовке переговоров и их проведении важно помнить, что они не должны продолжаться более полутора-двух часов. Если стороны не смогли прийти к соглашению за это время, делают получасовую паузу на кофе или чай. Деловой этикет предполагает, что напитки сначала подают руководителю приглашенной стороны, потом его подчиненным, после чего в аналогичном порядке обслуживаются представители принимающей стороны.

Курение на подобной деловой встрече допускается лишь в случаях, когда такая возможность была предварительно оговорена. Обычно на переговорах не курят и пьют только минеральную воду.

Не допускаются опоздания, рекомендуется прийти на 2-3 минуты раньше. В противном случае принимающая сторона может расценить поведение партнера как неуважительное. Если возникла небольшая непредвиденная задержка, гость должен извиниться. После ожидания в течение установленных правилами 15 минут, руководитель принимающей стороны может заняться другими делами, передав помощникам ведение встречи или отменив ее.

Место проведения мероприятия

О месте проведения мероприятия участники также должны договориться заранее во время подготовки к переговорам. Встреча может проходить на территории одной из сторон, в офисе партнера либо в нейтральном месте. У всех названных подходов есть свои достоинства. Принимающая сторона, пригласив партнеров к себе, получает возможность:

  • Контролировать ситуацию, выбирать помещение, организовывать наиболее удобным образом пространство. Так, кресла гостей можно установить спиной к двери, а свои – лицом к входу.
  • Корректировать отношение партнеров к сделке за счет выбора отеля для их проживания, наиболее интересной культурной программы.
  • Чувствовать себя хозяином положения, находясь на своей территории, то есть получить психологическое преимущество.
  • Сэкономить временные и финансовые ресурсы на поездку.

Но не стоит забывать и о недостатках приема на своей территории – основным из них является расход времени и средств на организацию события.

Если переговоры проходят на территории оппонента, здесь также можно найти свои плюсы:

  • Можно не отвлекаться на дела, которые могли бы возникнуть в своем офисе, полностью посвятив время заключению соглашения.
  • Появляется возможность не раскрывать сразу все карты, поясняя такую политику отсутствием сведений.
  • Принимающая сторона платит за прием, проживание, организацию любых мероприятий.

Иногда участники сделки не готовы использовать такие подходы. Тогда можно провести встречу на нейтральной территории. Лучше всего использовать именно такой вариант. Если фирмы находятся на большом расстоянии друг от друга, их представители могут встретиться на середине пути.

Подготовка команды для ведения переговоров

Сегодня на переговорах редко присутствуют по одному представителю каждой стороны. Обычно функции делятся сразу на несколько специалистов, за счет чего удается максимально быстро и эффективно справляться с возникающими во время встречи вопросами. Чаще всего в переговорную команду входит 3–5 человек с разными ролями:

1. Лидер

  • Ведет переговоры, руководит коллегами.
  • Определяет темп, например, решает, когда завершить обсуждение.

2. Хороший парень

  • Проявляет симпатию, понимание позиции второй стороны.
  • Демонстрирует относительное несогласие с позицией своих товарищей.
  • Позволяет оппоненту расслабиться за счет ложного ощущения уверенности в своем положении.

З. Плохой парень

  • Нужен, чтобы в его отсутствие сторонам было проще договориться.
  • В запланированные моменты устраивает препятствия к достижению соглашения.
  • Подрывает доводы второй стороны.
  • Нервирует потенциального партнера, всеми силами демонстрируя, насколько его позиция непрочная.

4. Сторонник жесткой линии

  • Следит, чтобы разговор участников встречи не уходил от основной темы.
  • Уверен, что лучше потратить больше времени на переговоры, чем отказаться от установленной цели.

5. Интегратор

  • Предлагает выход из тупиковой ситуации.
  • Указывает на отсутствие последовательности аргументов.
  • Следит, чтобы незначительным темам не уделялось слишком много внимания.

Полезные советы по подготовке и проведению деловых переговоров:

  • Выберите тактику взаимодействия в пределах команды.
  • Раздайте роли всем членам переговорной группы.
  • Сделайте все возможное, чтобы избежать несогласованности в поведении участников, так как она способна негативно отразиться на уровне доверия со стороны партнеров. Ни в коем случае нельзя допустить, чтобы, например, лидер сообщал о своих полномочиях подписать соглашение, а сторонник жесткой линии, опоздав, пытался затянуть встречу, говоря о необходимости посовещаться с головным офисом.
  • Необязательно на одного человека выделять одну роль.
  • Договоритесь об одном стиле одежды для всех членов группы.

Приступая к подготовке к переговорам, рекомендуется задать себе такие вопросы:

  • Сколько человек нужно на встрече, потребуются ли помощники?
  • Все члены команды должны участвовать во всех этапах переговоров?
  • Сколько времени уйдет на подготовку стратегии?
  • Когда можно отрепетировать с участниками тактику, роли?

Элементы психологической подготовки к переговорам

1. Эмоциональное состояние во время переговоров.

Подготовка команды для ведения переговоров

Основа успешного проведения деловой встречи – возможность оставаться в меру расслабленным, уверенным, уравновешенным, вне зависимости от ситуации, чтобы оппонент чувствовал ваше спокойствие.

Обязательно постарайтесь настроиться на позитивную, добрую волну. Подумайте о приятном, временно забудьте о своих страхах во время подготовки к переговорам. Чем чаще вы будете участвовать в подобных мероприятиях, тем проще вам будет, ведь самонастройка требует постоянной практики. В результате вы научитесь без труда менять свое эмоциональное состояние.

Однако не стоит слишком расслабляться, небольшое чувство волнения все-таки должно оставаться.

2. Визуализация хода и исхода переговоров.

Вам необходимо представить, что у вас все уже получилось. Известно, что знаменитые спортсмены перед соревнованиями визуализируют свои действия, включают чувства, проигрывая ход и итог события. Ученые доказали, что победа достается физически и морально подготовленным атлетам.

3. Работоспособность.

При подготовке к переговорам важно понимать, что работоспособность оценивается пятью периодами:

  1. Адаптация к деятельности – до получаса. Для ее достижения необходимо приложить усилие, в результате чего работоспособность повышается до полного включения механизмов автоматического, стереотипного действия.
  2. Оптимальная работоспособность длится 3-4 часа, производительность остается высокой без серьезных волевых усилий.
  3. Компенсация – идет 1-2 часа, в этот период деятельность эффективна, но приходится прикладывать усилия, чтобы справиться с ощущением утомления.
  4. Неустойчивая компенсация – также продолжается 1-2 часа. На данном этапе наблюдаются колебания качества работы без серьезной тенденции к снижению. Заметны признаки небольшой усталости.
  5. Снижение работоспособности – в течение 1-2 часов. Производительность сокращается практически на четверть, видно, что человек устал.

Однако нужно понимать, что некоторые изменения поведения человека могут быть связаны с психологическими и физиологическими факторами. Чаще всего недостаточная работоспособность бывает вызвана перерывом в работе, психологическим давлением.

Работоспособность

Перерыв на обед вызывает резкое падение эффективности труда, после чего требуется время на ее восстановление до прежнего уровня.

Угнетать могут негативные эмоции, связанные с неприятными новостями, неоправданными замечаниями, оскорблениями. В таком состоянии деятельность человека непродуктивна, высок риск ошибок, за которые приходится дорого платить, когда речь идет о подготовке и проведении деловых переговоров.

Во время встречи с потенциальными партнерами нужно:

  • знать динамику изменения эффективности работы, чтобы в соответствии с ней корректировать ход переговоров;
  • помнить, что степень осторожности собеседника зависит от уровня его работоспособности – данная особенность наиболее важна во время принятия серьезных решений;
  • отказаться от продолжительных перерывов, так как они становятся причиной для снижения продуктивности дальнейшего обсуждения вопросов, притупления внимания, то есть возрастает риск ошибки;
  • понимать, что падение эффективности труда в конце дня, недели должно сопровождаться сокращением нагрузки, ведь такой подход является профилактикой принятия неверных решений, нервных срывов.

Важно помнить обо всех перечисленных особенностях, так как оппонент вполне может использовать их в своих интересах. Ведь существует немало «безобидных» приемов, позволяющих незаметно сократить работоспособность партнера на 25–30 %.

4 главных ошибки в подготовке процесса переговоров

4 главных ошибки в подготовке процесса переговоров

Переговоры нередко не приводят к желаемому результату из-за отсутствия грамотной подготовки. Ведь от нее на 80 % зависит удачный исход встречи.

Ошибка № 1. Нет цели переговоров.

Продавец слишком уверен в себе, считает, что справится с задачей. Обычно он мыслит так:

  • «решу, как действовать в процессе»;
  • «будь что будет»;
  • «посмотрим по ситуации».

Маловероятно, что вторая сторона увидит за подобным поведением серьезного партнера, с которым можно смело заключать договор. Особенно опасен подобный подход на серьезных бизнес-встречах, так как решение принимается с учетом сказанного участниками.

Первым этапом при подготовке к переговорам считается выбор цели общения с потенциальным партнером.

Ошибка № 2. Неверно выбрана цель.

Допустим, менеджеры хотят продать товар/назначить встречу за счет холодных звонков. Обычно люди отказываются от таких предложений, в итоге у сотрудников резко снижается мотивация, сокращается база потенциальных покупателей.

Такого эффекта можно избежать, если грамотно задавать цель общения.

Во время холодных звонков специалист должен не осуществить продажу, а пробудить интерес у собеседника. Для этого нужно представить человеку его выгоды от покупки, а не пересказывать свойства и достоинства товара.

Ошибка № 3. Подготовка вообще не была проведена.

Многие отказываются от этапа подготовки к переговорам, в лучшем случае, повторяя ключевые выгоды, которые покупатель хочет получить от их товара.

Такой принцип действия сложно назвать продуктивным. Напомним, что в серьезных сделках успех на 80 % зависит от подготовки. Значит, без проработки данного этапа продавец теряет большую долю эффективности своей деятельности.

Ошибка № 4. Презентации уделяется повышенное внимание.

Это другая из крайностей во время подготовки к переговорам. Полная уверенность в коммерческом предложении не позволит продавцу понять, что действительно нужно его потенциальному клиенту.

Подобная встреча будет проходить примерно так: человек говорит, какой товар ищет и какие свойства для него наиболее важны. Менеджер сообщает клиенту, что тот неправ и навязывает свой продукт, опираясь на подготовленную презентацию. Вряд ли встреча в данном формате закончится успешной продажей.

Несмотря на то, что важно заранее подготовить презентацию, не стоит просто пересказывать ее, игнорируя мнение собеседника. Продавец должен быть гибким, понимать, насколько важны определенные характеристики товара для его клиента. Главное правило состоит в том, чтобы всегда во время переговоров отталкиваться от интересов конкретного человека.

О лидах и встречах. Видео от Бизнес Молодости:

Мы обсудили основные этапы работы перед деловой встречей, в том числе анализ профиля потенциального партнера и проработку хода деловой встречи. Все названные приемы упростят вашу подготовку к переговорам и позволят успешно продавать.


Комментарии для сайта Cackle
Вам подарок