Антикризисный в шапке ПК Антикризисный в шапке моб
Тайм-менеджмент
Лого https://blog.molodost.bz
Тайм-менеджмент: методы и инструменты

Тайм-менеджмент: методы и инструменты

13.01.2020
Автор: blog.molodost.bz
Добавить комментарий
Рейтинг:
(5)

Вопросы, рассмотренные в материале:

  1. Основы тайм-менеджмента
  2. 3 вида тайм-менеджмента
  3. Весомые преимущества тайм-менеджмента
  4. Тест по тайм-менеджменту: как обстоят дела со временем
  5. Принципы тайм-менеджмента, с изучения которых стоит начать управлять временем
  6. 7 современных воров времени
  7. Работающие методы тайм-менеджмента
  8. 7 приложений для тайм-менеджмента, чтобы все успевать
  9. ТОП-5 книг про тайм-менеджмент
  10. 5 заблуждений про тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент – методика управления временем. Принципы и приёмы тайм-менеджмента направлены на оптимальную организацию своих занятий, при которой время расходуется максимально эффективно, а деятельность приносит высокие результаты. Иными словами, это способ осознанного контроля за расходованием своего времени на различные виды активности. Цель любого тайм-менеджмента – сделать более продуктивными и труд, и отдых.

Техники тайм-менеджмента применяются, в первую очередь, в бизнесе – в тех его аспектах, которые касаются организации труда. Но постепенно они стали распространяться также на досуг, бытовые дела и личную жизнь.

Основы тайм-менеджмента

Основы тайм-менеджмента

Трактовка термина «управление временем» ни у кого не вызывает проблем. Это значит: планировать свой рабочий день (месяц, год, и т. п.) самостоятельно, ранжировать все задачи по приоритетности и срочности, много успевать, не увеличивая при этом расход времени. Меньше трудиться, но получать больше результатов – это же просто мечта!

Николай Введенский, русский учёный-физиолог, сделал одно тонкое наблюдение: люди утомляются не из-за самой работы, а потому что выполняют её бестолково, неорганизованно, непродуманно. Это легко заметить на собственном опыте: в те дни, когда чёткого плана нет, приходится суетиться и переключаться с одного на другое. Мы чувствуем себя хуже, а в конце дня кажется, что полезного сделано мало, зато есть сильная усталость и раздражение.

Представьте себе школьника, который вернулся домой и теперь должен сделать уроки. Можно заниматься домашкой целых пять часов, если параллельно играть в игрушки и отвлекаться, а можно собрать волю в кулак и переделать всё за час, чтобы потом наслаждаться свободой. Как вы считаете, в каком случае лучше обстоят дела с тайм-менеджментом?

Идём дальше. Оба наших школьника (и тот, который любит прокрастинировать, и тот, который живёт по пословице «делу время, потехе час») вырастают и открывают собственные бизнесы. У каждого есть несколько фирм с десятками подчиненных и большим потоком срочных задач, которые нуждаются в решении. Прокрастинатор, который не любит торопиться и смешивает работу с личными делами, либо будет откладывать всё до последнего, либо постоянно зашиваться от объёмов работы, рискуя рано или поздно выгореть или получить нервный срыв (ведь, если работать на максимуме возможностей, ресурсы скоро кончатся). У второго всё поставлено на поток и продумано, его рабочий день занимает всего несколько часов, а бизнес при этом идёт в гору.

Что нам даёт знание основных принципов тайм-менеджмента?

  • Полноценно трудиться и отдыхать, находя время на всё.
  • Грамотно распределять временные ресурсы между рабочими задачами и личными делами, успевать выполнить все важные планы и при этом не забывать об отдыхе.
  • Отличать приоритетные задачи от второстепенных.
  • Чётко понимать собственные жизненные цели и осознавать, куда вы движетесь. Учёт времени относится к тем полезным навыкам, которые пригодятся в любой сфере жизни, сделают её осмысленной и насыщенной.
  • Уметь самостоятельно мотивировать себя на плодотворную работу и решение важных задач.

3 вида тайм-менеджмента

3 вида тайм-менеджмента

К сегодняшнему дню сложилось несколько подходов к управлению собственным временем. Главными среди них являются следующие:

  • Личный, или персональный, тайм-менеджмент. Один из аспектов саморазвития человека. Это совокупность навыков здоровой и эффективной организации своего дня.
  • Профессиональный, или корпоративный, тайм-менеджмент. Фокусируется на организации трудовых процессов, распределении рабочего времени и обязанностей в коллективе.
  • Социальный тайм-менеджмент. Охватывает не одного человека, а нескольких (например, сотрудников одной корпорации). Это не только распределение времени, но и регулирование отношений.

Весомые преимущества тайм-менеджмента

Весомые преимущества тайм-менеджмента

Сегодня время ценится даже больше, чем деньги: это основной ресурс, которым обладают люди, причём невосполнимый и ненакапливаемый. И чем лучше каждый из нас способен использовать отведённое ему время жизни, тем более разумной, наполненной и увлекательной она будет. Навыки тайм-менеджмента востребованы не только в профессиональном контексте и управлении бизнесом, но и в творчестве, семейной жизни, быту, учёбе и т. п.

Личность, научившаяся управлять собственным временем, получает такие преимущества, как:

  • Более высокая вероятность достижения выбранных целей.
  • Цели достигаются быстрее.
  • Возможность добиться успеха практически в любой области.
  • Больше времени для отдыха, общения с близкими, хобби и творчества.
  • Уплотнение графика: за тот же промежуток времени выполняется больше задач.
  • Проще становится зарабатывать деньги и накапливать собственный капитал (чтобы в перспективе перестать работать по найму).
  • Отсутствие профессионального выгорания, постоянной усталости и проблем со здоровьем из-за переутомления.
  • Стрессы и удары судьбы переживаются легче.
  • Позитивный взгляд на жизнь и всё происходящее вокруг.
  • Больше времени для духовного развития, самосовершенствования.
  • В любой ситуации есть понятный план действий.
  • Больше возможностей для выбора, личной свободы.
  • Способность руководить собственной жизнью, создавая себе комфортные условия и двигаясь в намеченном направлении.

Этими пунктами список всех плюсов, приносимых тайм-менеджментом, не ограничивается. Не случайно людей, не умеющих правильно распределять своё время, считают постоянно занятыми, но с нулевым результатом, в то время как люди, владеющие навыками тайм-менеджмента, всегда найдут время для важных вещей, и всё, что они делают, так или иначе приближает их к успеху.

Практически все люди, достигшие реальных высот, в один голос называют время своим главнейшим активом. У них есть и другие общие черты: они пользуются ежедневниками, следуют составленным планам и продумывают новые, причём постоянно. У них не только миллион текущих задач и проектов, но и масса идей в голове. И это не превращает их в усталых, поблёкших, лишённых энергии трудяг. Наоборот, успешные люди излучают счастье и энтузиазм, а их здоровью можно только позавидовать.

Есть одна очень вдохновляющая новость: высокая эффективность – это не дар небес, а навык, который может прокачать каждый из нас! Главное – задаться целью научиться эффективному управлению собственным временем.

Тест по тайм-менеджменту: как обстоят дела со временем

Тест по тайм-менеджменту

Чтобы оценить качество навыков текущего планирования и постановки стратегических целей, а также индивидуальные особенности структурирования деятельности, используют тест-опросник по самоорганизации (ОСД).

Он применяется в различных тренингах, обучающих программах, индивидуальных психологических консультациях, а также для диагностики состояния тайм-менеджмента в ходе профподготовки.

Эффективность любого тайм-менеджмента складывается из нескольких слагаемых:

  • планомерности;
  • целеустремленности;
  • упорства;
  • фиксации на упорядочивании деятельности;
  • самоорганизации с использованием внешних инструментов;
  • ориентации на «сейчас».

Диагностика навыков тайм-менеджмента с помощью теста проходит в три стадии.

1. Ознакомление с инструкцией.

Респонденту предлагают список утверждений, охватывающих различные аспекты его жизни и тактики распределения времени. На шкале нужно отметить то число, которое наилучшим образом соответствует мнению человека о самом себе: 1 – категорически не согласен, 7 – абсолютно согласен, 4 – частично согласен, и все остальные показатели, отражающие диапазон возможных оценок.

2. Заполнение анкеты-опросника.

1

Мне нужен долгий срок, чтобы морально подготовиться и начать действовать

1 2 3 4 5 6 7

2

Я каждый день планирую все свои дела

1 2 3 4 5 6 7

3

Непредвиденные обстоятельства выводят меня из колеи и нарушают мой привычный график

1 2 3 4 5 6 7

4

Как правило, я составляю план на день и стремлюсь его выполнить

1 2 3 4 5 6 7

5

У меня бывают проблемы с доделыванием начатого

1 2 3 4 5 6 7

6

Даже если я не справляюсь с начатым делом, я не могу его бросить

1 2 3 4 5 6 7

7

Я всегда знаю, чего хочу, и активно этого добиваюсь

1 2 3 4 5 6 7

8

Я планирую каждый новый день заранее

1 2 3 4 5 6 7

9

Прошлое и будущее для меня не так важны, как дела и переживания текущего момента

1 2 3 4 5 6 7

10

Я могу начинать несколько проектов одновременно и не доводить до конца ни один из них

1 2 3 4 5 6 7

11

Я строю повседневные планы, следуя определённым принципам

1 2 3 4 5 6 7

12

Меня можно назвать человеком, который живёт здесь и сейчас

1 2 3 4 5 6 7

13

Пока не завершено одно дело, я не могу переходить к следующему

1 2 3 4 5 6 7

14

Я думаю, что я достаточно целенаправленный человек

1 2 3 4 5 6 7

15

Я постоянно трачу время зря, хотя надо заниматься чем-то полезным

1 2 3 4 5 6 7

16

Я люблю вести дневник, записывая туда всё, что со мной происходит

1 2 3 4 5 6 7

17

Мысли о незавершённых делах иногда мешают мне уснуть

1 2 3 4 5 6 7

18

У меня есть цели и мечты, к которым я стремлюсь

1 2 3 4 5 6 7

19

Мне нравятся ежедневники и другие инструменты для планирования дел

1 2 3 4 5 6 7

20

В моей жизни есть цель – достичь определённого результата

1 2 3 4 5 6 7

21

Мне бывает сложно упорядочить свои дела

1 2 3 4 5 6 7

22

Я люблю писать отчёты о проделанной работе

1 2 3 4 5 6 7

23

У меня нет стремлений и целей в жизни

1 2 3 4 5 6 7

24

Незаконченные дела постоянно беспокоят меня, не выходят из головы

1 2 3 4 5 6 7

25

В моей жизни есть одна главная цель

1 2 3 4 5 6 7

3. Анализ результатов.

Каждому из факторов опросника по тайм-менеджменту соответствует ряд пунктов. Ответы по ним суммируются.

Полученные результаты по каждому противоположному пункту (со знаком «минус») переводятся в обратную шкалу: вместо одного балла начисляется семь, вместо двух – шесть и т. д.

Вот ключ для трактовки результатов опросника по тайм-менеджменту:

Названия фактора / шкалы

Доля шкалы в общем значении

Пункты

Планомерность

13,9 %

2, 4, 8, 11

Целеустремленность

10,9 %

7, 14, 18, 20, 23(-), 25

Упорство

11,5 %

l(-), 5(-), 10(-), 15(-), 21(-)

Фиксация на упорядочивании деятельности

9,3 %

3, 6, 13, 17, 24

Самоорганизация с использованием внешних инструментов

8,8 %

16, 19, 22

Ориентация на текущий момент

6,2 %

9, 12

 

Средние (нормальные) значения опросника:

Шкалы теста-опросника

мужчины

женщины

Среднее значение

Отклонение (+/-)

Среднее значение

Отклонение (+/-)

Планомерность

19,03

4,61

17,41

5,43

Целеустремлённость

32,96

4,79

32,48

7,13

Упорство

19,57

5,49

22,19

6,21

Фиксация

19,19

4,75

18,47

5,45

Самоорганизация

9,99

5,00

9,49

4,14

Ориентация на настоящее

8,51

1,86

8,27

3,19

Итоговый показатель

109,24

15,13

108,30

19,02


Первая шкала показывает, насколько личность вовлечена в тактическое ежедневное составление планов в соответствии с некими принципами. Вторая измеряет её способности к концентрации на цели. Третья демонстрирует склонность респондента прикладывать волевые усилия, чтобы заканчивать начатые дела и поддерживать порядок в своей деятельности. Четвёртая шкала обозначает степень привязанности к заранее намеченной структуре и порядку организации событий. Пятая шкала – это временная ориентация человека (а конкретно, направленность всех его устремлений на настоящее, а не на будущее или прошлое).

Высокие суммарные показатели присущи личностям, склонным самостоятельно определять свои жизненные цели, тактически планировать свою активность (используя, в том числе, и такие средства, как ежедневники, планнинги и т. п.), доделывать начатое, даже если это требует волевого напряжения и самомотивации. Это упорные, волевые, настойчивые и порой негибкие люди.

Если же итоговый балл низок, перед нами человек, видящий своё будущее очень размыто и ориентированный на «здесь и сейчас». У него есть трудности с ежедневным планированием, он не любит заставлять себя завершать начатое. В общем, ему есть чему поучиться в плане тайм-менеджмента и постановки задач. При этом он гибко перестраивается на новые начинания и проекты, адаптивен, не зацикливается на привычной структуре и своих ощущениях в настоящий момент.

4. Интерпретация результатов опросника по тайм-менеджменту.

Толкование результатов опросника по тайм-менеджменту осуществляется по трём градациям (для высоких, низких и средних показателей) и по всем пяти шкалам, а также по итоговому баллу.

Шкала планомерности:

Высокие показатели

Вы очень планомерны и обладаете развитыми навыками тактического планирования. Вы реализуете свои цели последовательно.

Средние показатели

Склонность к проработке чётких планов и точному следованию им присуща вам в умеренной степени.

Низкие показатели

Вы можете испытывать трудности с текущим планированием и выполнением разработанных планов.

Шкала целеустремлённости:

Высокие показатели

Для вас характерны целенаправленность и целеустремлённость. Вы знаете, к чему стремитесь и о чём мечтаете, и последовательно двигаетесь в выбранном направлении.

Средние показатели

Вы видите и осознаёте собственные цели в достаточной степени и можете добиваться задуманного. Однако в вашей жизни случаются периоды, когда не всё, что вы делаете, преследует какую-либо цель, понятную для вас.

Низкие показатели

Для вас не типично ставить себе чёткие цели, вы осознаёте их далеко не всегда. Целенаправленная активность, систематические усилия для получения желаемого вам тоже не свойственны.

Шкала упорства:

Высокие показатели

Вы по праву можете считаться организованным и волевым человеком, подчиняющим собственное поведение поставленной цели. У вас нет проблем с завершением начатого.

Средние показатели

Вы неплохо структурируете и организуете свою активность, можете взять себя в руки и на одном волевом ресурсе доделать начатое. Но вы поступаете так не всегда и способны переключиться на то, что сейчас более важно и актуально.

Низкие показатели

У вас есть некоторые сложности с волевым регулированием собственного поведения, особенно в том, что касается завершения дел. Вы часто отвлекаетесь на внешние раздражители.

Шкала фиксации:

Высокие показатели

Вы в высшей степени ответственны, исполнительны и обязательны. Всё, что начато, вы будете доделывать любыми средствами. Вероятно, некоторая гибкость в планировании дел и в общении в людьми вам не помешала бы.

Средние показатели

Вы планируете в меру гибко, прислушиваетесь к людям, с которыми поддерживаете отношения, и адаптируетесь к текущей ситуации. Но выполнение обязательств очень важно для вас.

Низкие показатели

Гибкость – ваша сильная черта. Вы легко увлекаетесь новыми идеями, отношениями и видами деятельности, бросая старое. Однако люди могут считать вас непоследовательным и ненадёжным.

Шкала самоорганизации:

Высокие показатели

Ваши навыки тайм-менеджмента и самоорганизации на высоте: вы пользуетесь многими инструментами для планирования и учёта (ежедневниками, планнингами и т. п.)

Средние показатели

Вы организованны от природы и планируете как своё рабочее, так и личное время, охотно пользуясь вспомогательными средствами (записными книжками, ежедневниками).

Низкие показатели

Вы полагаетесь только на свою память и не используете внешних инструментов управления временем. Это может негативно влиять на ваш уровень самоорганизации.

Шкала ориентации на «сейчас»:

Высокие показатели

Вы живёте исключительно настоящим моментом и своими переживаниями в нём. Для вас глубоко важно и значимо то, что происходит здесь и сейчас.

Средние показатели

Вам доступно осознание себя не только в текущем моменте, но и в прошлом, и будущем.

Низкие показатели

Вам важнее то, что с вами когда-либо происходило или будет происходить потом, чем актуальные события и ощущения.

Итоговый балл по опроснику на навыки тайм-менеджмента:

Высокие показатели

Вам присуща привычка планировать, структурировать свою жизнь и работу, вы ставите себе цели и упорно идёте к ним, задействуя свои волевые качества, ум и дисциплинированность. Внешние средства планирования – ваши лучшие помощники. План для вас – это святое, вы фанатично следуете ему и не всегда можете перестроиться.

Средние показатели

Вы умеете структурировать своё время и обладаете неплохими навыками тайм-менеджмента, но это не мешает вам быть гибким и действовать спонтанно, когда это необходимо. Вы цените как сегодняшний день, так и вчерашний, и завтрашний, наслаждаетесь многоплановостью жизни и извлекаете из всего происходящего ценный опыт.

Низкие показатели

Вы импульсивны, спонтанны и гибки, предпочитаете следовать зову сердца и не ограничивать себя жёсткими рамками планов и графиков. Будущее видится вам туманно. Вы не планируете каждый свой день и легко можете бросать начатое, не привязываясь к сложившейся структуре и находясь в вечном поиске новых замыслов и проектов.


Принципы тайм-менеджмента, с изучения которых стоит начать управлять временем

Принципы тайм-менеджмента
  1. Пишите списки дел! Отражайте в них всё, что запланировали и собирайтесь делать, в любом формате: в бумажном ежедневнике, приложении на телефоне, да хотя бы в заметках. Идеально – с указанием времени на выполнение каждой задачи.

    Например: 9:00 – совещание с коллегами, 10:00 – встреча с клиентом, 11:00 – зайти к маркетологу и вместе разработать рекламную кампанию и т. п.

    Наличие дедлайнов и сроков превращает обычный перечень дел в пошаговый план с графиком. Кроме того, при записывании информация надёжнее запоминается, и вы уже ничего не упустите.

  2. Разбивайте крупные задачи на подзадачи. Психологически проще будет их реализовывать: когда перед вами стоит огромное дело, к которому неизвестно как подступиться, возникает большой соблазн отложить его на потом, а если вместо этого вы видите набор мелких конкретных подзадач, которые можно брать и выполнять, то и приступать к работе не так страшно.
  3. Ранжируйте задачи по важности.На каждый день может приходиться только одно главное дело, которому вы будете уделять максимум времени и ресурсов. Беритесь за него в первую очередь; при необходимости возвращайтесь к нему на протяжении всего дня. Нужно любой ценой его выполнить. В промежутках занимайтесь прочими задачами – игнорировать их тоже не стоит.

    Тем, кто пытался применять правила тайм-менеджмента в своей жизни, известно, что важные дела больше всего хочется отложить или не делать вообще, потому что они самые трудные или эмоционально выматывающие. Это, например, беседа с сотрудником, которого предстоит уволить за многочисленные нарекания, или очередное напоминание об оплате клиенту, который не спешит переводить деньги. Прокрастинация выражается в оттягивании момента, углублении в мелкие задачи или трате времени на соцсети, игры и всякую ерунду. Но если приняться за неприятное дело первым, вы скинете камень с души, и дальше вам будет намного легче! Правила тайм-менеджмента

  4. Старайтесь не отвлекаться. Выделите себе определённый отрезок дня под самую продуктивную работу и попросите коллег не отвлекать вас в эти часы: пусть любые вопросы, даже самые срочные, они решают сами, пока их начальник работает. Не принимайте звонки, забудьте о почте и мессенджерах – они запросто могут украсть у вас несколько часов. Для общения и переписки лучше отвести специальное время и удерживаться в этих лимитах: по полчаса в начале, середине и конце рабочего дня.
  5. Ставьте свои цели чётко. Например, не «увеличение объёмов продаж», а «увеличение среднего чека на 15 %»; не «повышение конверсии сайта», а «увеличить трафик с помощью контекстной рекламы».
  6. Правильно формулируйте цели. В противном случае вы будете жалеть о бездарно потраченном времени. Цели в тайм-менеджменте должны отвечать четырём критериям: конкретность, актуальность, измеримость, достижимость за определённый отрезок времени. Пример неудачно сформулированной цели: «Хочу сделать свою фирму самой крутой в нише». Как надо: «Хочу в течение 2020 года обойти своего основного конкурента». Ещё лучше: «Хочу в течение 2020 года обойти своего основного конкурента путём применения современных маркетинговых трендов». Идеальный вариант: «В течение 2020 года подниму продажи на 25 %, обгоню основного конкурента, использую новые каналы рекламы».

Как правильно поставить себе цели на год?!

  1. Берите высокую планку: чуть больше дел, чем можете успеть, немного более ранние сроки (к примеру, если вы планируете открыть продажу новой коллекции через два месяца, ставьте себе цель сделать это через полтора месяца). Намеченное придётся выполнять, а если не удастся уложиться в сроки или количество, у вас всегда будет в запасе немного лишнего времени. Впрочем, вряд ли оно вам понадобится: грандиозные планы подстёгивают азарт и желание выложиться на 100 %.
  2. Противоположный подход: оставляйте немного времени про запас. Чёткие планы и строгие графики – неотъемлемая часть эффективной системы тайм-менеджмента, но жизнь вносит свои коррективы, и из-за форс-мажоров нередко приходится откладывать какие-то этапы работы. Поставщик может подвести, работник – опоздать или наделать ошибок. Не пытайтесь уложить большие дела в сжатые сроки, подстрахуйтесь и оставьте себе немного времени на всякий случай. Если что-то нарушит ваши планы, у вас будет возможность всё исправить.
  3. Занимаясь рутинными задачами, помните о главном. Например, даже в ходе выполнения стандартных ежедневных задач, таких как подбор нового ассортимента, собеседования с кандидатами на вакансии и т. п., держите в уме, в чём заключается конечная цель всех этих действий и процедур. Задавайте себе вопрос, соответствует ли ваша текущая задача миссии предприятия, и если нет, скорректируйте её. Стандартные ежедневные задачи
  4. Делегируйте полномочия. Будь вы хоть самым образцовым работником и квалифицированным специалистом, не старайтесь делать всё самостоятельно и отнимать обязанности у коллег. А если вы – руководитель бизнеса, то этот принцип тайм-менеджмента применим к вам вдвойне. Лично вы не обязаны принимать звонки, заполнять карточки товаров, исправлять баги в коде и заниматься доставкой заказов – для этого вы нанимали себе заместителей и персонал. Распределите текущие обязанности между ними и возьмите на себя более глобальные вещи: выработку долгосрочной стратегии, масштабирование бизнеса, планирование.
  5. Умейте отказывать. Пример главного героя фильма «“Всегда говори “да!”», конечно, очень заразительный и вдохновляющий: избыток своего свободного времени он заполнил приключениями и яркими событиями. Но есть ли это лишнее время у вас, и готовы ли вы его тратить на что попало? Вряд ли, если вас интересует тема тайм-менеджмента. Отказывайтесь от нецелесообразных, пустых действий и того, что вам просто не по душе – это убивает не только ваше время и силы, но и мотивацию! Лидер обязательно должен уметь говорить «нет» в ответ на невыгодные предложения.
  6. Позаботьтесь об отдыхе. Вечно усталый, нервный и вымотанный начальник является проблемой для себя и своей семьи, пугает подчинённых. Старайтесь придерживаться распорядка дня и работать только в офисе, а не дома по ночам или в выходные вместо того, чтобы расслабляться, перезаряжаться и общаться с близкими. Вы всё равно не сможете переделать все дела, а вот ресурсы свои растратите. Повседневный героизм и самопожертвование – идея, не совместимая с тайм-менеджментом. Тайм-менеджмент
  7. Следуйте своим биоритмам. Детство и юность с ежедневными ранними подъёмами в школу, институт и т. п. уже в прошлом. Если у вас есть возможность работать в удобном графике, непременно ею воспользуйтесь и восстановите гармонию с собственным организмом. Так, совам совершенно нет смысла вскакивать в семь утра и всю первую половину дня ходить как сонные мухи: эффективно работать и творить всё равно не получится. Лучше прийти в офис к полудню. С другой стороны, прирождённым жаворонкам, наоборот, комфортнее начинать работать как можно раньше и не засиживаться в офисе до поздней ночи.

7 современных воров времени

  1. Паблики, сообщества, ленты в социальных сетях 7 современных воров времени

    Называть социальные сети мировым злом и главным таймкиллером современности нечестно. Гораздо правильнее – объективно разобраться, какое место они занимают именно в вашем быту и жизни. Соцсети – отличный источник новостей, пространство для знакомств и увлекательных бесед.

    Однако, просматривая бесконечную ленту новостей, ставя лайки котикам и мемам, устраивая споры в комментариях, вы тратите собственное время, и об этом следует помнить. Без социальных сетей жизнь современного человека едва ли возможна, но необходимо контролировать себя, чтобы время не тратилось впустую.

  2. Онлайн-игры, приложения Онлайн-игры

    Подсчитайте на досуге, какой объём времени ушёл у вас на прокачку персонажа или прохождение той или иной игры. Результат может вас шокировать. Иногда это какие-то две недели, а иногда – целые годы жизни!

    Если игры пожирают часы, недели и месяцы вашей жизни, пора всерьёз задуматься о прокачке не игрового персонажа, а собственных способностей к тайм-менеджменту и профессиональных компетенций. Человек, который тратит по пять-шесть часов в сутки на игры, вряд ли сможет стать востребованным специалистом в реальной жизни и выйти на высокий доход.

  3. Мучительное обдумывание и пустые мечты Пустые мечты

    В корпоративном управлении проектами всё серьёзно: есть ответственные лица, сроки и результаты, документирование процесса.

    Совсем другая ситуация в частной жизни: обычно это нескончаемые кухонные беседы, ночи без сна, бесконечное обдумывание способов получить доход, вложить капитал (которого, кстати, ещё нет), придумать новые эффективные методики работы.

    Зачастую это не только бесперспективно, но и очень утомительно. Если вы ничего не делаете, а лишь думаете и разрабатываете проекты, это приведёт вас в болото. Начинайте уже действовать!

  4. Споры, поиск крайних, продавливание своего мнения Продавливание своего мнения

    «Истина рождается в споре» – не вполне верное утверждение. Для рождения истины нужен конструктивный, трезвый и честный разговор, где каждая сторона способна выслушать мнение оппонента.

    А вот ожесточённые перепалки и «словесный бокс» лишь убивают нервные клетки всех участников, разрушают отношения, демотивируют, порождают обиды. Если вас явно провоцируют, не идите на поводу. Даже победив в споре, вы многое проиграете.

    Более разумный выход – признать правоту собеседника и переключить его на обсуждение дел, либо сказать, что вам некогда, и уйти.

  5. Общение с негативно настроенными людьми Общение с негативно настроенными людьми

    Если ваш приятель утверждает, что ваша бизнес-идея – полная ерунда и вас втягивают в «пирамиду», вы наверняка удалите его из друзей и перестанете общаться с ним. Это простое и очевидное решение. Когда вы активно развиваетесь, пробуете что-то новое и меняете собственную жизнь, в вашем окружении непременно объявятся недовольные. Они будут высмеивать вас, говорить, что ничего не выйдет, критиковать.

    С подобными людьми лучше просто попрощаться. Не надо пытаться обратить их в свою веру и убедить, что они заблуждаются – в конце концов, каждый имеет право на собственную точку зрения. А вот вы можете выбирать тех, с кем у вас совпадают интересы и кто ушёл далеко вперёд в направлении, избранном вами: тогда у вас будут ориентиры и источники вдохновения.

    Что же делать, если вас не поддерживают родители, жена или муж?.. Пытайтесь «продать» им свою идею. В крайнем случае, просто делайте своё дело и не ввязывайтесь в споры.

  6. Вредные привычки и неправильное питание Вредные привычки и неправильное питание

    Нет ничего плохого в том, чтобы иногда пропустить кружечку пенного в компании друзей или насладиться кальяном.

    Однако, если вы курите каждые полчаса, ни дня не можете провести без вина или пива, а питаетесь исключительно фастфудом, пора задуматься и о тайм-менеджменте, и о состоянии собственного здоровья. Вредные привычки крадут ваше здоровье и силы, которые можно было бы направить на активную работу, творчество и достижение амбициозных целей. Кроме того, из-за переедания и хронического похмелья падает мотивация и портится настроение, человек превращается в ленивую и непривлекательную амёбу.

    Так что Минздрав предупреждает не зря.

  7. Расхлябанность и безответственность Безответственность

    Если вам случалось прогуливать уроки в школе, вы наверняка помните это противоречивое чувство: с одной стороны, весело, с другой – мучает совесть. Аналогичные эмоции мы испытываем, когда опаздываем, потому что вышли из дома слишком поздно или проспали лишние 10-20 минут.

    Пренебрежение дисциплиной (опоздать, пропустить уроки, наплевать на срочные дела) это неудачный способ уменьшить нагрузку. Качественного отдыха всё равно не получается: чувство вины тут как тут, и страх из-за возможных последствий – тоже.

    Тайм-менеджмент – это не только планы и списки дел, но ещё и волевые усилия, борьба с собственной ленью и инертностью.

Работающие методы тайм-менеджмента

Стивен Кови

Стивена Кови нельзя назвать специалистом конкретно по технологиям тайм-менеджмента. Грамотно использовать время – не самоцель для него, а лишь часть общей стратегии самосовершенствования, которая должна привести к успеху. Он является экспертом именно в глобальных вопросах личностного роста. Вот несколько рекомендаций по расстановке приоритетов, изложенные в седьмой главе его книги «7 навыков высокоэффективных людей»:

  1. Основа навыка – в первую очередь заниматься тем, что должно быть сделано сначала. То есть важные задачи не откладываются в долгий ящик, даже если они тяжёлые и непонятные. Каждая подобная задача – ещё одна ступенька к цели. Обуздайте свои эмоции, чтобы они не мешали вам идти к результату, а помогали. Всему человечеству, даже самым богатым, талантливым и успешным его представителям, периодически приходится делать неприятные дела. Без этого никак.
  2. Человек должен зависеть не от сиюминутных желаний и порывов, а от выбранных им ценностей. Чтобы хватило упорства и мотивации двигаться к цели, она должна быть по-настоящему важной и ценной для вас. Обмануть себя не получится.
  3. Что касается тайм-менеджмента и времени, то лучшая рекомендация на эту тему, как считает автор – строить планы и действовать, исходя из приоритетов.
  4. Автор признаёт некорректность термина «управление временем» и предлагает вместо попыток повлиять на ход времени начать уже управлять собой.
  5. Баланс Р/РС (результата и ресурсов + средств): обе эти части должны быть соразмерны, чтобы цель соответствовала ресурсам, которые на неё тратятся.
  6. Понять, какие задачи для вас сейчас приоритетны, поможет матрица управления временем. Сконцентрируйте усилия именно на этих задачах, ведь они способствуют достижению ваших главных целей.
  7. Всегда ищите способы упростить, оптимизировать как вашу профессиональную деятельность, так и личные дела. Не бойтесь экспериментировать и применять новое – возможно, это приведёт к положительным сдвигам в вашей жизни.

Работающие методы тайм-менеджмента

GTD Дэвида Аллена

Дэвида Аллена интересует не тайм-менеджмент сам по себе, а главным образом физическая организация рабочего пространства и применение различных средств (канцелярских принадлежностей и т. д.) для разгрузки мозга от второстепенной информации. Вот несколько полезных советов.

  1. Вести картотеку. Несколько недорогих папок, в которых хранится вся документация и прочие материалы по каждому проекту (даже если в нём пока всего один документ), помогут вам упорядочить имеющуюся информацию и избежать многочисленных задержек по времени.
  2. «43 папки» – ещё один способ использования папок для целей тайм-менеджмента. На этот раз папки заводятся не для проектов, а для отрезков времени: 12 штук для каждого месяца в году и 31 – для каждого дня месяца. Они будут служить напоминаниями о различных делах (как мелких, так и серьёзных), намеченных на конкретные даты. Например, по итогам переговоров в начале мая вы пообещали клиенту отправить отчёт в конце июня, а для этого нужно заранее, за неделю, связаться с ним по телефону и обсудить технические моменты. Вы сразу кладёте бумажку с соответствующим напоминанием в папку за июнь, а в папки 20-го и 27-го чисел этого месяца – записки о том, что нужно позвонить, а потом составить отчёт. Утром каждого рабочего дня вы просматриваете актуальную папку. Такой «органайзер», в отличие от обычного блокнота или электронного календаря, невозможно не заметить, забыть и т. п.
  3. Списки дел четырёх видов. Аллен усовершенствовал традиционный список дел, предложив разбить все задачи на типы и ранжировать их по приоритетным направлениям. Вот что должно получиться в итоге:
  • Список «Следующие действия»: всё, что нужно проделать в ближайшем будущем. Он постоянно редактируется, пополняется новыми записями.
  • Список «Проекты»: дела, состоящие из нескольких подзадач. Для их реализации нужно выполнить целый набор действий. Этот список контролируется каждый день, тогда он будет достоверно отражать ход реализации плана.
  • Список «Отложенные»: те проекты, которые переданы на реализацию кому-либо другому или пока не могут быть выполнены из-за внешних причин. Они требуют систематических, хотя бы раз в неделю, проверок.
  • Список «Когда-нибудь/может быть»: это перечень не конкретизированных, не привязанных к точным датам дел, проектов, начинаний (таких как написание собственной книги, изучение иностранного языка и т. п.)

Списки дел

Джулия Моргенштерн

Автор приобрела навыки тайм-менеджмента и организации труда, работая в должности администратора. Её кредо – грамотная организация деятельности. Джулия Моргенштерн предлагает следующие приёмы и методы управления временем:

1. Сначала оценить затраты времени и предполагаемый объём усилий.

Почему человек прокрастинирует, не занимаясь важными задачами? По нескольким причинам: техническим (звонит в то время, которое должен удалять работе, отвлекается на соцсети, проверяет почту), внешним (невыполнимые сроки, неудобный график, наличие дополнительных обязанностей), психологическим (привычка всё откладывать, привычка доводить ситуацию до кризиса, неумение ждать, склонность опаздывать везде).

2. Ограничить временные рамки для каждого дела. Большинству клиентов Джулии (90 % из них) и в голову не приходило записывать напротив каждого пункта в списке дел, сколько времени он займёт. Но для любой задачи должен быть выделен четкий отрезок времени.

3. Техника 4D. Это четыре действия, которые выполняются, если намеченное дело невозможно сделать:

  • Delete – удалить: то, что не нужно делать сейчас, возможно, не придётся делать и потом. Это главным образом низкоквалифицированный труд. Лучше вообще от него отказаться.
  • Delay – отложить: менее важные задачи оставьте на будущее и сосредоточьтесь на более приоритетных.
  • Delegate – перепоручить: некоторые дела можно со спокойной совестью передать другим – коллегам, родственникам, друзьям.
  • Diminish – сократить: этот приём тайм-менеджмента сработал в некоторых фирмах, где вместо ежедневных совещаний длиной в час работники стали собираться на 15-минутные «летучки». Сотрудники стали более внимательны и вовлечены в обсуждения, освободилось больше времени для самой работы.

4. Расставить приоритеты. Автор предлагает проработать глобальную «картину жизни» – личную карту всех имеющихся целей и планов. Это делается в три этапа. Сперва выделяют категории – те сферы жизни, которые важны для человека, не более шести (финансы, карьера, семья, образование и т. п.). Затем для каждой из них прописываются цели (к примеру, заработать определённую сумму и держать её на банковском счёте до ухода на пенсию). После этого выбираются два-три типа деятельности, с помощью которых можно реализовать цель (например, доход от инвестиций или сдачи недвижимости в аренду, депозит, откладывание денег с зарплаты).

5. Метод планирования SPACE. Это тайм-менеджмент, учитывающий время и пространство, которые предстоит структурировать определённым образом:

  • Sort – рассортировать предметы и дела.
  • Purge – выбросить всё лишнее, без чего можно обойтись.
  • Assign – определить своё место каждому предмету и своё время – каждой задаче.
  • Containerize – задать параметры для всех значимых процессов.
  • Equalize – регулярно проводить ревизию в своей системе. Метод планирования SPACE
  • Помидор

Напряжённая работа должна чередоваться с периодами отдыха, чтобы мозг имел возможность перезарядиться. Перерыв предназначен для полного расслабления, а не для деловых звонков, разбора почты и доделывания работы – в этом случае отдохнуть у вас не получится. Оптимальный вариант – поспать пять минут. И хотя автор не уверен, что кто-то способен уснуть на такой крохотный отрезок времени, он утверждает, исходя из личного опыта, что расслабиться можно всегда, если уметь быстро «нырять» в глубокую релаксацию.

  1. Для этих пятиминуток подойдёт привычная, комфортная обстановка, где вам уютно, нет посторонних шумов и любопытствующих прохожих.
  2. Подготовьте диван или кресло, где вы будете отдыхать.
  3. Когда начнётся пятиминутный перерыв, сядьте в это кресло, закройте глаза, устройтесь поудобнее, чтобы конечности и шея были максимально расслаблены.
  4. Вообразите полоску света, очень медленно движущуюся от головы вниз, к ногам, и пока она проходит по телу, сосредоточьте все свое внимание на этих областях: расслабляйте каждую мышцу. Уделите особое внимание глазам: они не должны быть напряжены.
  5. После этого представьте большой прямоугольник белого цвета, парящий в воздухе около вас. Старайтесь не думать о работе, к которой вернётесь после перерыва.
  6. По истечении этих минут медленно откройте глаза, встаньте на ноги, вернитесь за свой стол и приступайте к очередной задаче.

Если вы выполняете эту технику правильно, вам покажется, что прошло не пять минут, а десять.

Помимо этих коротких перерывов, рекомендуется регулярно делать большие: по 15-30 минут через каждый 25-минутный этап сосредоточенной работы. Это время не только для расслабления, но и для того, чем вы давно хотели заняться: зайти на любимые сайты, ответить друзьям в мессенджере, проверить почту.

Эта техника тайм-менеджмента предполагает строгое соблюдение графика работы и отдыха: если прозвонил таймер, не задерживайтесь ни на минуту, чтобы не сбить ритм и в результате не снизить собственную работоспособность. 

Как работать меньше и высвободить время в своем бизнесе?

7 приложений для тайм-менеджмента, чтобы все успевать

  • Google Keep  Google Keep

    Это простейший виртуальный онлайн-блокнот для тайм-менеджмента, в котором можно вести обычные записи или нумерованные списки. Поддерживается всеми мобильными ОС, доступен через браузер. Есть даже оффлайновая версия. Удобен тем, что, откуда бы вы ни зашли в свою учётную запись Google, вы всегда будете иметь доступ к созданным записям. Можно начать писать список на мобильном телефоне, возвращаясь с работы, а дома пересесть за стационарный компьютер и отредактировать записи.

  • Maniac Time Maniac Time

    Это приложение будет весь день вас преследовать. При запуске оно определяет, какие ещё программы работают в данный момент, и собирает сведения о времени их использования. А в конце каждого рабочего дня выдаёт статистику затраченного на различные действия времени (в минутах и процентах). Сразу становится ясно, сколько вы проработали в текстовом редакторе, сколько времени пользовались браузером, на какие ещё приложения отвлекались. Когда пользователь не делает ничего, а потом возвращается за компьютер, программа задаёт ему вопрос, почему он не работал и где был.

  • LeaderTask LeaderTask

    Это приложение – целый кладезь для тайм-менеджмента и планирования: органайзер, планнинг, календарь, файловый менеджер. Богатый функционал можно настроить под свои индивидуальные потребности, установить приоритеты, визуализировать процесс продвижения по проектам, интегрировать в него почту Outlook и подгрузить свои данные с различных платформ. Разработчики предлагают целых 45 дней бесплатного пользования программой, чтобы вы могли оценить её возможности до совершения покупки.

  • Microsoft Outlook Microsoft Outlook

    Программа известна большинству пользователей в качестве почтового клиента, однако этим её возможности не исчерпываются, и вы можете применять Outlook как бесплатный инструмент тайм-менеджмента. В программе имеются планировщик задач и календарь, выдержанные в стандартной стилистике продуктов Microsoft и понятные для любого пользователя.

  • Microsoft OneNote Microsoft OneNote

    Помимо Outlook, корпорация Microsoft предлагает и специальный сервис, предназначенный именно для тайм-менеджмента. Программа OneNote, входящая в пакет Office и с недавнего времени распространяемая бесплатно, обладает мощным, хотя и вполне стандартным инструментарием: составление древовидных списков задач, прикрепление к ним звуковых и других медиафайлов, и т. п. Есть рукописный ввод для тех, кто работает в программе с планшета.

  • Миниплан Миниплан

    Разработчики Мегаплана – известного инструмента для корпоративного тайм-менеджмента – выпустили аналогичный продукт, предназначенный для управления личным временем. Миниплан по праву является одним из самых востребованных и функциональных программных продуктов из России.

  • Remember the Milk Remember the Milk

    Эта широко известная и популярная программа по GTD прекрасно разгружает память и помогает упорядочить свои дела. Она интегрируется с Evernote – сервисом для создания заметок, Google-календарём (который является подобием электронного ежедневника) и позволяет настраивать отправку уведомлений по sms и e-mail.

ТОП-5 книг про тайм-менеджмент

5 заблуждений про тайм-менеджмент
  1. «Тайм-менеджмент» Брайана Трейси

    Основная идея этого бестселлера – перестать копить важные задачи, постоянно откладывая их в долгий ящик. Автор исследовал личную эффективность и успешность в бизнесе на протяжении 30 лет и пришёл к выводу об огромной важности управления временем: тайм-менеджмент не только увеличит ваши доходы, но и поможет преуспеть в остальных сферах жизни, помимо работы.

  2. «Тайм-драйв» Глеба Архангельского

    А эта книга написана специально для русскоязычных читателей и учитывает важные особенности нашего менталитета. Автор не углубляется в теории и не злоупотребляет пафосом, предпочитая разбирать простые жизненные кейсы. Книга будет полезна не только предпринимателям и начальникам, но и любому человеку, стремящемуся упорядочить свою жизнь. Язык книги – популярный, понятный широкому кругу читателей.

  3. «Жёсткий тайм-менеджмент: Возьмите свою жизнь под контроль» Дэна Кеннеди

    Автор призывает брать от каждого дня все возможное, чтобы сделать его предельно продуктивным, не жалея себя и безжалостно расставаясь с деструктивными привычками ради новых и ценных навыков. Книга написана в весьма жёстком и прямолинейном стиле: это сборник советов тому, кто хочет увеличить свою личную эффективность моментально и найти смысл в своём ежедневном существовании. Если вам нужен быстрый результат, экстремальный тайм-менеджмент придуман специально для вас.

  4. «Работай меньше, успевай больше» Керри Глинсона

    Эта книга отлично подойдёт тем, кто безуспешно борется с прокрастинацией и постоянно пребывает в стрессе из-за нарастающего потока новых задач. Кредо автора – достижение баланса частной жизни и работы. Для этого он предлагает действенные приёмы, в частности, регулярное десятиминутное планирование, которое позволит выполнять в два-три раза больше задач, чем вы делаете обычно.

  5. «7 заповедей организованной мамы» Светланы Гончаровой

    Эту книгу по достоинству оценят и матери школьников, и дамы, сидящие в декрете с грудным малышом. Любая современная мама – настоящая героиня, вынужденная быть максимально эффективной и выкладываться на 100 %. И чем больше детей в семье, тем выше нагрузка, а, следовательно, и тайм-менеджмент у мамы должен быть эффективнее. А ведь помимо детей, есть ещё и муж, и о себе тоже нужно позаботиться… Рекомендации Светланы Гончаровой помогут вам успеть всё и уменьшить уровень ежедневного стресса.

5 заблуждений про тайм-менеджмент

При всех своих неоспоримых плюсах, тайм-менеджмент – не волшебная таблетка, которая каждого превратит в супергероя. Не верьте в подобные мифы, дабы не разочароваться впоследствии. Трезвый взгляд на вещи всегда предпочтительнее, чем неоправданные ожидания.

  1. Невозможно напрямую управлять временем. Оно просто течёт, что бы вы ни делали. А вот собой управлять вы вполне можете: грамотно планировать свою деятельность, составлять списки дел и графики, не допускать прокрастинации.
  2. Вам не придётся пахать ещё сильнее, не беспокойтесь. Наоборот, за тот же отрезок времени вы сделаете больше. Это и есть ключевая “фишка” систем тайм-менеджмента: повышать продуктивность и результативность труда.
  3. Тайм-менеджмент и планирование не решат всех ваших проблем. Если поставлены недостижимые цели, а решения принимаются импульсивно и необдуманно, то управление временем бессильно.
  4. Универсального тайм-менеджмента, который идеально подходит всем, не существует. Придётся пробовать разные стратегии и выбирать исходя из личных особенностей. Выше изложены основные постулаты тайм-менеджмента и правила для людей, работающих над несколькими проектами параллельно. Вы обязательно найдёте что-то полезное для себя!
  5. Не ждите мгновенных результатов, только начав воплощать принципы тайм-менеджмента на практике. Любая привычка требует времени, чтобы прижиться и начать приносить плоды. Первая неделя самая тяжёлая: вам придётся ломать привычный уклад жизни и переходить на новый, а дальше станет проще.

В жизни очень мало времени! Как не застрять в текущей реальности?

Многозадачность – особый режим, в котором может существовать далеко не каждый. Некоторым лучше, наоборот, сконцентрировать всё внимание на одном деле и отложить остальные (или делегировать их другим), иначе есть риск схватиться за всё сразу и не довести до конца ничего. У каждого свой ритм, темп работы и тип нервной системы. Главное – понять, что подходит именно вам, и окружить себя надёжными коллегами и заместителями. Удачного вам управления временем!


Антикризисный плакат
Комментарии для сайта Cackle
Вам подарок